DEVELOPMENT OF SOFTWARE PRODUCT TO SUPPORT THE PROCESS OF INTERNAL AUDIT OF A FOOD COMPANY
Authors:
1.
Kemerovo Institute of Food Science and Technology (University)
2.
Kemerovo State University
Kemerovo, Kemerovo, Russian Federation
Kemerovo, Kemerovo, Russian Federation
3.
Kemerovo State University
Kemerovo, Kemerovo, Russian Federation
Kemerovo, Kemerovo, Russian Federation
4.
Picsale LLC
Type:
Article
Pages:
from 135
to 140
Status:
Published
Received:
23.10.2017
Accepted:
23.10.2017
Published:
23.10.2017
Subject area:
UDK 004:664
UDK 66 Химическая технология. Химическая промышленность. Родственные отрасли
UDK 60 Прикладные науки. Общие вопросы
UDK 66 Химическая технология. Химическая промышленность. Родственные отрасли
UDK 60 Прикладные науки. Общие вопросы
Language:
Russian
Keywords:
Audit, control, accounting of inconsistencies, process automation, information technologies, software
Abstract (English):
In the process of organizing food production, there is a constant need to control the quality and safety of products, control technological and organizational and managerial processes. The solution of this task is the internal audit of the integrated management system that operates at the enterprise, which allows identifying and timely eliminating inconsistencies. When carrying out internal checks, a large amount of data is generated about the operation of the enterprise, including positive and negative observations, information on identified observations, analysis of causes of inconsistencies, corrective and preventive actions. With the current level of information technology development, organizations can optimize the process of data collecting, accounting and analyzing. The proposed software product is designed to ensure the passage of audit within the organization, using a systematic approach to evaluate and improve the efficiency of processes through the use of computer technology and statistical methods. To develop the program the requirements of the standards for management systems and audit have been analyzed; classification of inconsistencies and statistical data on the elimination of comments at the enterprise has been applied. Based on the obtained data a program has been developed in the Microsoft Visual Studio 2010 for data processing and generating automated reports for the selected period. The result of the research is the development of recommendations "Audit of an integrated management system" for optimizing the process by the example ofconfectionery production. Forms for accounting inconsistencies, containing data on inconsistencies, its classification in terms of significance, in terms of ensuring the safety of manufactured products, planned corrective actions, as well as the form of notification of deadlines for remedial measures have been developed. The "Analysis of audit data" sub-process has been automated. To approbate the software product a list of inconsistencies based on the results of external and internal audits for 2016 has been designed and ranked.
In the process of organizing food production, there is a constant need to control the quality and safety of products, control technological and organizational and managerial processes. The solution of this task is the internal audit of the integrated management system that operates at the enterprise, which allows identifying and timely eliminating inconsistencies. When carrying out internal checks, a large amount of data is generated about the operation of the enterprise, including positive and negative observations, information on identified observations, analysis of causes of inconsistencies, corrective and preventive actions. With the current level of information technology development, organizations can optimize the process of data collecting, accounting and analyzing. The proposed software product is designed to ensure the passage of audit within the organization, using a systematic approach to evaluate and improve the efficiency of processes through the use of computer technology and statistical methods. To develop the program the requirements of the standards for management systems and audit have been analyzed; classification of inconsistencies and statistical data on the elimination of comments at the enterprise has been applied. Based on the obtained data a program has been developed in the Microsoft Visual Studio 2010 for data processing and generating automated reports for the selected period. The result of the research is the development of recommendations "Audit of an integrated management system" for optimizing the process by the example ofconfectionery production. Forms for accounting inconsistencies, containing data on inconsistencies, its classification in terms of significance, in terms of ensuring the safety of manufactured products, planned corrective actions, as well as the form of notification of deadlines for remedial measures have been developed. The "Analysis of audit data" sub-process has been automated. To approbate the software product a list of inconsistencies based on the results of external and internal audits for 2016 has been designed and ranked.
Keywords:
Audit, control, accounting of inconsistencies, process automation, information technologies, software
Audit, control, accounting of inconsistencies, process automation, information technologies, software
Повышение безопасности и качества пищевой продукции расценивается в настоящее время как необходимое условие ее конкурентоспособности на внешнем и внутреннем рынках. Современные пи- щевые предприятия, внедряющие системы ме- неджмента для обеспечения гарантии качества и безопасности выпускаемой продукции, сталкива- ются с рядом определенных трудностей [1]. Часть из них связана с процессами внутренних проверок производства, способствующих формированию объективного взгляда на происходящее «изнутри», обеспечению прозрачности, прослеживаемости всех действий и их результатов. Это особенно зна- чимо на этапе внедрения и становления системы управления, когда выявляется и устраняется боль- шое количество несоответствий по различным эле- ментам стандартов. Для обработки такого значи- тельного массива данных необходимо использова- ние дополнительных программных средств, что стало возможным, учитывая текущий уровень раз- вития технологий в компьютерной сфере. Немало- важным требованием является адаптированность информационной системы для работы в процессе внутреннего аудита под нужды конкретного пред- приятия [2]. Разработка программного обеспечения, позво- ляющего автоматизировать учет и анализ выявлен- ных при внутренних проверках несоответствий, может иметь важность для оценки стабильности производства пищевой продукции заданного уров- ня качества, в том числе кондитерских изделий. Предлагаемая программа сочетает в себе преиму- щества использования информационных техноло- гий и статистических методов. Объекты и методы исследования Целью работы являлась разработка базы данных (БД) «Учет и анализ несоответствий внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента», которая должна давать пользователю возможность вносить в нее данные об аудитах и несоответстви- ях, просматривать содержимое БД в виде единой таблицы, получать выборку данных по запросу, определяемому с помощью фильтра, а также давать возможность выгружать данные в документ MS Excel для дальнейшего анализа и возможности от- слеживать динамику количества несоответствий и уведомлений по тем или иным элементам системы управления ООО «Управляющая компания «Кон- дитер». Были сформулированы задачи программы: просмотр, добавление данных; поиск данных; экспорт данных в документ MS Excel. Результаты и их обсуждение Перед созданием собственной базы данных были рассмотрены аналогичные программы, осуществля- ющие учет несоответствий, а именно: автоматизиро- ванная информационная система «Несоответствия», информационная система «СМК - Внутренний аудит» и 1С:Предприятие. Данные продукты позво- ляют обеспечить автоматизацию учета замечаний, выявленных при аудитах и формирования отчетов по ним, но ни один из них не обладает возможно- стью интеграции в уже существующее информаци- онное пространство предприятия, а также перечис- ленные продукты имеют достаточно высокую стои- мость. По этим причинам было решено разрабаты- вать собственную систему, у которой отсутствовали бы перечисленные не-достатки. Программа разрабатывалась на языке програм- мирования C# платформы Visual Studio 2012. Исхо- дя из специфики данных [3, 4, 5-7], для хранения данных использовалась система управления базами данных Microsoft SQL Server 2012. Схема данных, включая связи между информационными блоками, представлена на рис. 1. База данных была предварительно приведена к третьей нормальной форме. В ней представлены таблицы-справочники - YearDocument, Department, GOSTList и dGOST, хранящие данные о годах и подразделениях проверки, стандартах и содержа- щихся в них пунктах. Для хранения ключевых дан- ных о проверках используется таблица Verifications, для комментариев проверяющего - таблица Comments, а также автономная таблица dMembers, предназначенная для хранения данных о пользователях, вносящих данные в базу данных. В основе разработанной информационной си- стемы лежат принципы объектно-ориентиро- ванного программирования, а взаимодействие про- исходит над и между объектами, включающими в себя структуры данных, а также индивидуально определенные наборы методов (функций). Разработанный продукт - программа, обладающая следующими функциональными возможностями. Определение подразделений и внутренних аудиторов, выявивших несоответствия. Добавление и корректировка выявленных несоответствий. Фильтрация несоответствий по различным признакам. Экспорт и импорт данных в документы Microsoft Excel. Информационная система для проведения внут- реннего аудита разделяет всех пользователей ООО «Управляющая компания «Кондитер» на 3 группы: руководители, внутренние аудиторы и прове- ряемые. Рис. 1. Схема данных программы «Учет и анализ несоответствий внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента» После прохождения авторизации в системе пользователю в зависимости от его категории ста- новятся доступными определенные функциональ- ные возможности: управление справочниками сотрудников и пунктов ГОСТ - руководители; добавление замечаний - аудиторы; ведение планов проверок - руководители; поиск и сортировку - все группы пользова- телей; печать отчетов - все группы пользователей. Интерфейс разработанного приложения включает в себя несколько окон. Форма «новое подразделение для проверки» (рис. 2); Форма «ввести несоответствие» (рис. 3); Форма «редактировать несоответствие» (рис. 4); Форма «просмотреть несоответствия» (с предусмотренной возможностью делать выборки по заранее заданным параметрам из числа введенных). Рис. 2. Форма добавления подразделения для проверки Формы для работы с несоответствиями запол- няются во время аудита аудиторами с привлечени- ем представителей проверяемых подразделений и содержат следующую информацию: замечание; категория несоответствия; эксперт, выявивший несоответствие; сфера деятельности (процесс); стандарт; пункты стандарта; корректирующее действие. Для оптимизации работы службы качества и безопасности пищевой продукции с выявленными во время внутренних проверок замечаниями и в соответствии с документированной процедурой «Внутренний аудит» ООО «Управляющая компа- ния «Кондитер» в базе данных записи обязательно ранжируются по значимости на значительные несоответствия, малозначительные несоответствия, уведомления. Рис. 3. Форма добавления несоответствия Рис. 4. Форма редактирования несоответствий Перечень стандартов, по которым проводятся внутренние проверки, а также данные о пунктах этих стандартов для классификации выявленных несоот- ветствий уже содержатся в базе данных, в таблицах GOSTlist и dGOST соответственно. Категории выяв- ленных замечаний в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 19011-2012 подразделяют на три кате- гории: критические (значительные), некритические (малозначительные) и замечания (уведомления). В программном продукте имеется возможность делать выборки данных и выводить их в удобном формате Microsoft Excel. Для пользователей уровня «руководители» реализована возможность форми- рования как отчетов по заданным характеристикам, так и результатов запросов по следующим пара- метрам за любой период времени: ключевое слово/предложение в замечании; ключевое слово/предложение в корректиру- ющем действии; фильтр по стандарту; фильтр по пунктам стандартам; фильтр по категориям несоответствий; фильтр по проверяемым подразделениям и аудиторам. Формирование отчетов происходит полностью автоматически, исключая возможность влияния человеческого фактора, таким образом достигается реализация одного из принципов менеджмента ка- чества - «Принятие решений, основываясь на сви- детельствах» [5-9]. Для апробации программного продукта сфор- мирован и проранжирован перечень несоответствий по результатам внешних и внутренних ауди- тов за 2016 год. В ходе анализа установлено, что время на обработку данных по годовому аудиту ИСМ ООО «Управляющая компания «Кондитер» сократилось в 7,5 раз за счет автоматизирования составления отчетов. Кроме того, отмечена нагляд- ность данных и удобство использования программ- ного продукта. На данном этапе разработанный программный продукт позволяет решать задачи, поставленные перед рабочей группой по внедрению интегриро- ванной системы менеджмента, по классификации и систематизации выявляемых несоответствий, и способствует более глубокому и детальному анали- зу ИСМ со стороны руководства. В дальнейшем планируется доработка базы данных и расширение ее функциональных возможностей, направленное на возможность фиксации разработки и выполне- ния коррекций и корректирующих действий с це- лью дальнейшей автоматизации процессов системы менеджмента. Выводы Таким образом, разработаны рекомендации по оптимизации процесса «Аудит интегрированной системы менеджмента» на примере кондитерского производства. Разработаны формы для учета несо- ответствий, содержащие данные о самом несоот- ветствии, его классификации по степени значи- мости в плане обеспечения безопасности выпуска- емой продукции, планируемых корректирующих действиях. Автоматизирован подпроцесс «Анализ данных по аудиту». С применением данных об организации процесса «Внутренний аудит» в среде Microsoft Visual Studio 2010 на языке программирования Visual C# разрабо- тан программный продукт, адаптированный для применения в операционных системах Microsoft Windows XP/Vista/7/8/10 «Учет и анализ несоответ- ствий внутреннего аудита ИСМ». Подана заявка на регистрацию программы в ФИПС (Федеральный институт промышленной собственности) г. Москва - Заявка № 2017611860, заявление 07.03.2017 г.
1. Ermolaeva, E.O. Identifikaciya i ustranenie riskov v zhiznennom cikle produktov pitaniya: monografiya / E.O. Ermolaeva; KemTIPP. - Kemerovo : KemTIPP, 2015. - 110 s.
2. Obosnovanie receptury funkcional'nogo napitka na osnove mestnogo rastitel'nogo syr'ya / E.Yu. Titorenko, L.A. Yakovleva, E.O. Ermolaeva, Yu.G. Gur'yanov, V.M. Poznyakovskiy // Tehnologii pischevoy i pererabatyvayuschey promyshlennosti APK - produkty zdorovogo pitaniya, 2017. - № 1(15). - S. 41-48.
3. Surkov, I.V. Upravlenie kachestvom na predpriyatiyah pischevoy, pererabatyvayuschey promyshlennosti, torgovli i obschestvennogo pitaniya / I.V. Surkov, V.M. Kantere, E.O. Ermolaeva, V.M. Poznyakovskiy. - M.: INFRA-M, 2014. - 336 s.
4. Key processes management in development and implementation of management systems at food enterprises / I.V. Surkov, E.O. Ermolaeva, A.Y. Prosekov, G.A. Gorelikova, V.M. Poznyakovskiy // Life Sci J. - 2014. - Vol. 11 (12). - P. 300-304.
5. Evaluation and Preventing Measures of Technological Risks of Food Production / I. V. Surkov, E.O. Ermolaeva, A.Y. Prosekov, G.A. Gorelikova, V.M. Poznyakovskiy // Modern Applied Science. - 2015. - Vol. 9. - No. 4. -R. 45-52.
6. GOST R ISO 9001-2015 «Nacional'nyy standart Rossiyskoy Federacii. Sistemy menedzhmenta kachestva. Trebovaniya». Utverzhden i vveden v deystvie Prikazom Federal'nogo agentstva po tehnicheskomu regulirovaniyu i metrologii ot 28.09.2015 N 1391-st.
7. Amatullo, M. Designing Business and Management / M. Amatullo // Design issues. - 2017. - Vol. 33. - No. 1. - P. 93-94.
8. Afonso, A.P. Evaluation of the uses of Web interfaces The Investigation of the Web site of the secretsry of a school of higher education / A.P. Afonso, J.R. Lima, M.P. Cota // Sistemas e tecnologias de informacao. - 2011. - Vol. 1. - P. 66-71.
9. Proctor, R.W. Designing Web Sites and Interfaces to Optimize Successful User Interactions: Symposium Overview human interface and the management of information: interacting with information, PT 2, Lecture Notes in Computer Science. - 2011. - Vol. 6772. - P. 62-65.
